Muayene yani Validasyon hizmeti alacak resmi veya özel kuruluşların alt yapısal olarak, deneyimli teknik personeller, hizmet ile ilgili süreç takibi gibi hususlara hazır olmadığı hali hazırda gözlemlenen en büyük sorunlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu yazıda tüm hususları kısaca detaylandırarak daha doğru bir alt yapı ve hizmet alınmasını sağlamaya yardımcı olacağım.

İzleyeceğimiz adımlar sırasıyla:

-  Hizmet Alımına Çıkacak Kurumun Yeterlilikleri

-  Teknik Şartname Hazırlama

-  Teknik Personel ve Eğitim

1- Hizmet Alımına Çıkacak Kurumun Yeterlilikleri

Hizmet alımını yapacak kurum veya kuruluşların da belirli yeterliliklere sahip olması gereklidir.

1a-Teknik Bilgi ve Uzmanlık: Muayene / Validasyon hizmetinin kapsamını ve gerekliliklerini anlayacak ve hizmet sağlayacak kurum ile sağlıklı iletişim kurabilecek bilgiye sahip personelin bulunması gereklidir. Kurum bünyesinde teknik müdahale dâhil gelen tekliflerin değerlendirilebilmesi için ekip içerisinde en az bir kişi olmalıdır. Hizmet sırasında süreçlerin kontrolü ve doğruluğunun denetlenmesinden tutunda hizmet sonrası teslim edilecek belgelerin doğrulanması ve uygunluğunun denetlenmesine kadar katkı payı büyüktür.

1b-Fiziksel Altyapı ve Ekipman: Muayene / Validasyon hizmetinin hijyenik mahallere alınacağını düşünür isek kurum bünyesinde öncelikle “Eurovent” sertifikalı Hijyenik Santralin olması gerekmektedir. Basit bir havalandırma sistemi mevcut ise bu hizmeti almanın hiçbir anlamı yoktur. Santral tercih edilirken mahallerin sınıfları ve havalandırma türleri de belirlenmiş olmalıdır.

Hijyenik santral tercihinde kaç mahali besleyecek, beslenecek bu mahallerin sınıfları ve alanları (m2) ile ha cimleri (m3) bilgileri ne ise ona göre debi (m3/h) değeri üretebilen en uygun olan modeli tercih edilmelidir. Santral detayları sadece bu bilgiler ile sınırlı değildir.

Kesinlikle olmaz ise olmak bir diğer detay ise mahal içerisinde bulunan hepa filtre çerçevesi içinde veya dışında “Hepa Filtre Sızdırmazlık Testi” için numune alma probu konumlandırılmış olmasıdır. İlgili test esnasında santralden verilen partiküllerin kanal içerisinden geçerek son filtre arkasına kadar gelip gelmediğinin tespit edilmesi gereklidir. Daha sonrasında filtre yüzeyi tarama yapılacaktır.

Bu iki önemli teknik bilgi dışında hijyenik mahal oluşumu esnasında yapısal (mimari/inşaat) gereklilikler (zorunlu olarak) açıkça belirtilmiş olup ruhsatlanma aşamasında da kontrol edileceği üzere yapılması gerekmektedir. Örneğin; zemine seramik/fayans döşenememesi, duvarlara duvar kâğıdı yapıştırılmaması diyebiliriz.

1c-Yasal ve İdari Gereklilikler: Muayene / Validasyon hizmetini sağlayacak kurum ile hizmet alacak kurum arasında yapılacak sözleşme / protokol de yasal hükümlülükler, gizlilik anlaşmaları ve sorumluluk tanımları yer almalıdır.

2- Teknik Şartname Hazırlama

Hizmet alımını yapacak kurum veya kuruluşların hizmetin kapsamını ve gereksinimlerini açıkça belirttiği bir teknik şartnameye sahip olmaları gereklidir.

2a-Hizmetin Kapsamı: Muayene / Validasyon hizmetinin hijyenik mahallere alınacağını düşünürsek hangi mahallere verileceğinin ve bu mahallerin sınıfları (havalandırma çeşitlerinin) ile isimlerini açıkça belirtmelidir. Yapılacak testlerde değişiklikler olacağı için önem arz etmektedir.

2b-Standart ve Yasal Gereklilikler: Muayene / Validasyon hizmeti alınırken hangi standartların uygulanması isteniyor ise açıkça ifade edilmelidir.

Şayet var ise sektöre özel yasal düzenlemeler ve rehber dökümanlar referans olarak gösterilmelidir.

2c-İstenilen Belgeler ve Raporlama: Muayene / Validasyon hizmeti sonrası talep edilecek dosyalar, belgeler, protokoller, sertifikalar, raporlar, ham veri kayıtlar, cihazlardan test esnasında var ise çıktı yâda dijital kayıtlar gibi hizmet sağlayacağının sorumluluğunda olan tüm resmi dokümanları veya bir kısmı seçilerek talep edilmelidir. 

2d-Performans Beklentileri: Muayene / Validasyon hizmetinin tamamlanma süresi ve teslim takvimi gibi süreç detayları belirtilmelidir. Müşterinin özellikle tercih ettiği testler ve/veya uygulamalarda kabul kriterlerini belirlemesi gereklidir. Müşteri bu tercihini standart üzerinden de beyan edebilmelidir.

2e-Teknik Gereklilikler: Muayene / Validasyon hizmetinin alınacağı mahal ve/veya cihazların ekipman, altyapı gereksinimleri, mevcut durumu hakkında bilgi verilmelidir. Hizmet alan taraf, hizmet sağlayıcının ilgili standartlar veya rehber dokümanlar önderliğin de şartları sağlayan referans cihazlarının detaylarını (izlenebilirlik yani kalibrasyon belgesi, cihaz listesi vb.) talep edebilmelidir. Hizmet sağlayıcının personel bilgileri, eğitim belgeleri, sigorta kayıtları gibi resmi dokümanları da yapılan hizmetin şeffaflığı ve güvenirliği açısından talep edilmelidir. 

3- Teknik Personel ve Eğitim

Hizmet alımını yapacak kurum veya kuruluşların hizmetin kapsamı ile gereksinimine göre tecrübeli, yeterlilik düzeyini tamamlamış olan personel bulundurması daha verimli ve sağlıklı olacaktır.

Konuya hakim teknik personel kurum içerisindeki kalite ve enfeksiyon birimleri ile koordineli olup tecrübesinden dolayı hizmet sürecinin tamamında hata veya noksanlıklar yaşanmadan tamamlanması için önemli rol oynamaktadır. 

Kurum bünyesindeki teknik personel kendini geliştirebilmesi için mevcut yasal düzenleme ve güncel lemeleri takip etmelidir. 

Yasal olarak yapılan revizyonlar veya iyileştirmeler neticesinde gerekir ise hizmetin sağlıklı bir şekilde sürekliliği için ücretli eğitimlere de katılması gerekmektedir.