Hastanelerin görünmez kahramanları olan biz biyomedikal biriminin aslında bir başka önemli görevi daha olduğunu biliyor muydunuz? Hastanede her şeyin kusursuz işlemesi için tıbbi cihazların ve bu cihazların sarf malzemelerin yedek parçalarının her an hazır olması gerekiyor. Peki, bu düzeni kim sağlıyor? İşte tam burada biyomedikal biriminin depo yönetimindeki kritik rolü devreye giriyor.

Sağlık Bakanlığı’nın yayımlamış olduğu Verimlilik Gözlemcisi Yerinde Değerlendirme Rehberi’nde belirtildiği üzere ‘’Görevlendirilen Biyomedikal Depo Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri teknik hizmetler sınıfından olmalıdır. (A1 genel, A2 genel ve B grubu sağlık tesisleri için geçerlidir.)’’ifadesine istinaden depoda teknik hizmetler sınıfından muhakkak personel olması gerekmektedir. Peki, neden teknik personelin depoda da olması gerekmektedir?

1. Hastane depolarında karşılaşılan en büyük problem depo personelinin stok yönetimi yerine stokçuluk yapmasıdır. Depodaki malzemeyi etkin kullanmak adına depolarda teknik personelin olması bu nedenle elzemdir.

2. Teknik personel, tıbbi cihazların teknik özelliklerini bilir ve depoya girişlerinde kalite kontrollerini yaparak arızalı veya hatalı ürünlerin kullanıma girmesini önler.

3. Biyomedikal mühendisler veya teknikerleri, dijital stok takip sistemlerini kullanarak envanter yönetimini daha verimli hale getirir ve gereksiz stok birikimini önler.

4. Depoya giren malzemelerden analizler yaparak yılsonunda hangi cihazlara hangi yedek parçalar alındığı tespit edilip istatistiksel bir veri elde eder ve bu veriler doğrultusunda düzenleyici önleyici faaliyet(DÖF) hazırlayarak takip eden bir sonraki yılda o parçalara harcanan maliyetlerin önüne geçebilir.

5. Malzemelere göre LİFO(Son giren ilk çıkar) ve FİFO( İlk giren ilk çıkar) stok yönetimi yöntemlerini tercih ederek malzemelerin etkin verimli kullanılmasını sağlar.

6. Depoda bulunan tıbbi cihazların durumlarını ta kip ederek gerektiğinde ihtiyaç fazlası durumuna alarak ihtiyacı olan başka hastanelere devrini gerçekleştirir.

7. Hurdaya ayrılmasına karar verilen cihazlardan sağlam parçalar çıkartarak kaynak geliştirme amacıyla kullanılmasında depoya malzeme kazandırır.

Biyomedikal Depo Stok Yönetimi

İdeal bir stok yönetimi sağlık kuruluşlarında maliyetlerin kontrol altında tutulması, tedarik sürecinde sürekliliğin sağlanması açısından kritik bir öneme sahiptir. Stok yönetimi yapabilmek için bir takım gereklikleri ve kontrolü sağlamak, depoyu etkin ve verimli kullanmak anlamına gelir. Temel stok yönetimi için gerekli olan bazı unsurlar şu şekildedir:

1. Geçmiş tüketim verileri, hasta sayısı ve olası acil durumlar göz önünde bulundurularak tedarik planlaması yapılması.

2. Minimum, maksimum ve emniyet stok seviyelerinin belirlenmesi.

3. Malzemelerin kabul sürecinde kalite kontrol yapılması; hasarlı, bozuk veya uygun olmayan urünlerin iade edilmesi.

4. Malzemelerin son kullanma tarihlerine göre düzenli olarak yerleştirilmesi.

5. Depo sıcaklık ve nem takibinin yapılması, medikal depolarda düzenli olarak sıcaklık ve nem takibi yapılmalıdır. Depoların sıcaklığı oda sıcaklığında (20±5 °C) , nem oranı %30-60 aralığında olmalıdır.

6. Düzenli envanter sayımları yaparak stok seviyelerinin doğruluğunun sağlanması.

7. Verimliliği artırmak ve maliyetleri düşürmek için stok yönetimi süreçlerini analiz etmek ve iyileştirmeler yapmak.

8. Son kullanma tarihi geçmiş, hasarlı veya kullanılamaz durumda olan malzemelerin uygun şekilde imha edilmesi.

9. Envanter sayımının düzenli yapılması.

Bu belirtilen temel maddeler depo stok yönetimi konusunda size başarılı sonuçlara ulaştıracaktır.

Sonuç olarak; biyomedikal depo yönetimi, sadece stok takibinden ibaret olmayıp sağlık tesislerinin verimli çalışması için öneme sahiptir. Tıbbi cihazlar ve sarf malzemelerinin doğru şekilde yönetilmesi, sağlık tesislerinin maliyet kontrolü açısından büyük bir gerekliliktir. Bu nedenle, biyomedikal depo süreçlerinde teknik bilgiye sahip mühendisler ve teknikerler görev almalıdır. Teknik personelin varlığı, cihazların uygun koşullarda saklanmasını, doğru envanter yönetiminin yapılmasını ve satın alma süreçlerinin en verimli şekilde yürütülmesini sağlar. Biyomedikal depoların etkin yönetimi sayesinde gereksiz stok birikimi önlenirken, eksik veya yanlış malzeme kullanımının da önüne geçilir. Bu da hastane bütçesinin verimli kullanılmasını, israfın azaltılmasını ve operasyonel süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlar. Bu süreçlerin başarılı şekilde yürütülmesi, teknik personelin doğru şekilde görevlendirilmesi, sistematik bir envanter takibi yapılması ve düzenli eğitimlerle desteklenmesiyle mümkün olacaktır. Bu prensiplere uygun bir depo yönetimi, hem sağlık çalışanlarının işini kolaylaştırır hem de kaliteli sağlık hizmeti almasını sağlar.